أولاً: الأهداف العامة للدورة
- تعريف المشاركين بدور موظف الاستقبال كواجهة تمثيلية للمؤسسة.
- إكساب المشاركين مهارات التواصل الفعّال مع الزوار والعملاء الداخليين والخارجيين.
- رفع كفاءة التعامل مع مختلف الشخصيات والمواقف في بيئة العمل.
- تعزيز مهارات تنظيم المواعيد وإدارة الوقت باحترافية.
- تمكين المشاركين من تطبيق الإتيكيت المهني في بيئة الاستقبال.
- تنمية مهارات استخدام أدوات وتقنيات العمل المكتبي الأساسية.
ثانيًا: محاور البرنامج التدريبي
اليوم الأول: دور موظف الاستقبال في بيئة العمل
- المهام والمسؤوليات الأساسية لموظف الاستقبال.
- صفات موظف الاستقبال المحترف.
- أهمية الدور التمثيلي في بناء الصورة الإيجابية للمؤسسة.
- آداب السلوك المهني والالتزام بالمظهر اللائق.
اليوم الثاني: مهارات الاتصال والتواصل الفعّال
- فنون التواصل الشفهي وغير الشفهي مع الزوار.
- مهارات الاستماع الفعّال وتفسير لغة الجسد.
- التعامل مع الزوار الصعبين أو الغاضبين.
- استخدام العبارات اللبقة واللغة المهنية.
اليوم الثالث: تنظيم المواعيد واستقبال الزوار
- آلية ترتيب وجدولة المواعيد والاجتماعات.
- إدارة قوائم الزوار وتسجيل الدخول والخروج.
- تنسيق جدول الاستقبال مع الإدارات المعنية.
- التهيئة المسبقة لاستقبال كبار الشخصيات.
اليوم الرابع: إتيكيت العمل في مكاتب الاستقبال
- قواعد البروتوكول والإتيكيت المهني.
- أسلوب التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني.
- تنظيم بيئة الاستقبال والاهتمام بالتفاصيل.
- سرية المعلومات وحماية خصوصية الزوار.
اليوم الخامس: أدوات وتقنيات العمل الإداري
- استخدام أنظمة الحجز والجدولة الإلكترونية.
- تنظيم الملفات والمراسلات البسيطة.
- التعامل مع البرمجيات المكتبية الأساسية (Outlook – Excel – Word).
- تدريبات عملية ومحاكاة لمواقف واقعية.