الأهداف العامة للدورة
- تعريف المشاركين بمفهوم الأرشفة وفقاً للمعيار الدولي ISO 15489 وأهميته في إدارة الوثائق.
- تمكين المشاركين من فهم معايير ISO 15489 وكيفية تطبيقها على أنظمة الأرشفة داخل المؤسسات.
- تطوير مهارات المشاركين في تنظيم وتصنيف الوثائق وفقاً لأفضل الممارسات المعترف بها دولياً.
- تعزيز قدرة المشاركين على ضمان الامتثال للمعايير الدولية في حفظ الوثائق والأرشفة.
- تدريب المشاركين على كيفية تحسين كفاءة عمليات الأرشفة والحفاظ على جودة الوثائق.
- تمكين المشاركين من تقييم وإدارة أداء الأرشيف داخل المؤسسة باستخدام معايير ISO 15489.
محاور البرنامج التدريبي
اليوم الأول: مقدمة في الأرشفة ومعايير ISO 15489
- تعريف الأرشفة وأهميتها في إدارة المعلومات والوثائق.
- نظرة عامة على معيار ISO 15489: ما هو ولماذا هو مهم؟
- تاريخ وتطور الأرشفة وأنظمة الوثائق وفقاً للمعايير الدولية.
- مبادئ ومعايير ISO 15489 في إدارة الوثائق والمحفوظات.
- علاقة معيار ISO 15489 بالمعايير الأخرى لإدارة الوثائق.
اليوم الثاني: تنظيم وتصنيف الوثائق وفقاً لمعيار ISO 15489
- كيفية تصنيف وتنظيم الوثائق بما يتوافق مع ISO 15489.
- معايير تحديد صلاحية الوثائق ومدى الحاجة للاحتفاظ بها.
- طرق تطوير نظام تصنيف متوافق مع ISO 15489.
- إدارة الوثائق في بيئات العمل المختلفة: الطرق والتقنيات المستخدمة.
- التعامل مع الوثائق الإلكترونية والورقية في نفس النظام.
اليوم الثالث: الاحتفاظ بالوثائق وأرشفتها طبقاً للمعيار
- السياسات والإجراءات الخاصة باحتفاظ الوثائق وفقاً للمعيار ISO 15489.
- معايير مدة الاحتفاظ بالوثائق وكيفية اتخاذ القرارات المناسبة.
- كيفية إدارة الوثائق المؤقتة والدائمة.
- تطبيق الممارسات الجيدة لإدارة الفترات الزمنية المناسبة للاحتفاظ بالوثائق.
- إنشاء خطة لاستبعاد الوثائق وفقاً للمعيار الدولي.
اليوم الرابع: ضمان الأمان وحماية الوثائق في الأرشفة
- أهمية الأمان في الأرشفة وفقاً للمعيار ISO 15489.
- طرق حماية الوثائق من الفقدان أو التلاعب.
- تقنيات تأمين الوثائق الورقية والإلكترونية: التشفير، النسخ الاحتياطي، والتوثيق.
- كيفية إدارة حقوق الوصول إلى الوثائق وحمايتها.
- ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية لحفظ الوثائق وحمايتها.
اليوم الخامس: تقييم الأرشفة وفقاً لـ ISO 15489
- كيفية تقييم نظام الأرشفة داخل المؤسسة وفقاً لمعيار ISO 15489.
- قياس كفاءة عملية الأرشفة وجودتها.
- الأدوات والمعايير المستخدمة لتقييم أداء نظام الأرشفة.
- تحديث الأنظمة لتتماشى مع التغييرات في المعايير الدولية.
- اختبار ختامي ومراجعة الدروس المستفادة.