أولاً: الأهداف العامة للدورة
- تمكين المشاركين من استخدام أنظمة الاستقبال والحجوزات الإلكترونية بكفاءة.
- تعريف المشاركين بأنواع وبرامج الحجز الرقمي المستخدمة في بيئات العمل المختلفة.
- رفع مهارات التعامل مع بيانات الزوار وتنظيم المواعيد إلكترونيًا.
- تعزيز دقة وجودة خدمة الاستقبال باستخدام الأدوات الرقمية الحديثة.
- تقليل الأخطاء وتحسين تجربة المستخدم من خلال الأتمتة والأنظمة الذكية.
- تهيئة الموظفين للتحول الرقمي في بيئة الاستقبال والخدمة المباشرة.
ثانيًا: محاور البرنامج التدريبي
اليوم الأول: مدخل إلى أنظمة الاستقبال والحجوزات الرقمية
- مفهوم التحول الرقمي في قطاع الاستقبال والخدمات.
- الفرق بين الأنظمة التقليدية والرقمية في إدارة الزوار والمواعيد.
- المكونات الأساسية لأي نظام رقمي للحجوزات والاستقبال.
- الأدوار الحديثة لموظف الاستقبال في بيئة العمل الرقمية.
اليوم الثاني: أنواع أنظمة الحجز الرقمية
- استعراض لأشهر الأنظمة والبرمجيات المستخدمة (مثل: Calendly، Bookings، Condeco، وغيرهم).
- أنظمة حجوزات الغرف والاجتماعات والزيارات المؤسسية.
- أنظمة تسجيل دخول الزوار الرقمية وإصدار التصاريح.
- التكامل مع البريد الإلكتروني والأنظمة المؤسسية الأخرى.
اليوم الثالث: الاستخدام العملي للأنظمة الرقمية
- خطوات إنشاء وحجز موعد رقمي.
- إدارة المواعيد، التعديلات، والإلغاءات.
- إدخال بيانات العملاء والزوار وحفظها إلكترونيًا.
- التحقق من المواعيد والتنبيهات الآلية.
اليوم الرابع: إدارة البيانات والتقارير في الأنظمة الرقمية
- أرشفة الحجوزات وسجلات الزيارات.
- إنشاء تقارير إحصائية حول الاستخدام والزيارات.
- حماية البيانات والامتثال لسياسات الخصوصية.
- النسخ الاحتياطي وإعدادات الأمان.
اليوم الخامس: تحسين تجربة الزوار عبر الأنظمة الذكية
- تجربة المستخدم ودور التقنية في تسريع الخدمات.
- أدوات الذكاء الاصطناعي والمساعدات الافتراضية في الاستقبال.
- ربط نظام الحجز الرقمي بأنظمة الموارد البشرية والأمن.
- حالات عملية وتدريب تفاعلي مباشر على أحد الأنظمة.