اليوم الأول: أساسيات إدارة السجلات والأرشيف
الأهداف:
- فهم أهمية إدارة السجلات والأرشيف في المؤسسات.
- التعرف على السياسات الأساسية لإدارة السجلات.
- التعرف على أنواع السجلات وطرق تنظيمها.
المحاور:
- أهمية إدارة السجلات والأرشيف
- الدور الحيوي للسجلات في دعم العمليات اليومية للمؤسسة.
- كيفية التأثير المباشر لإدارة السجلات على الكفاءة التنظيمية وحماية المعلومات.
- العلاقة بين إدارة السجلات وحوكمة المعلومات.
- السياسات الأساسية لإدارة السجلات
- السياسات المتعلقة بتصنيف السجلات، حفظها، وفهرستها.
- معايير الأمان والسرية المرتبطة بالسجلات.
- السياسات الخاصة بالتخلص من السجلات غير الضرورية.
- أنواع السجلات وطرق تنظيمها
- السجلات الورقية والإلكترونية: الفروق بينهما وأهمية كل منهما.
- كيفية تصنيف السجلات حسب الفئات (مالية، إدارية، قانونية، إلخ).
- تقنيات تنظيم السجلات بشكل يسهل الوصول إليها ويضمن الأمان.
اليوم الثاني: تقنيات الأرشفة الحديثة والإلكترونية
الأهداف:
- تعلم كيفية استخدام الأنظمة الإلكترونية في إدارة الأرشيف.
- التعرف على أحدث التقنيات في مجال الأرشفة الرقمية.
- استعراض أساليب الفهرسة الإلكترونية والسحب والبحث عن السجلات.
المحاور:
- استخدام الأنظمة الإلكترونية في إدارة الأرشيف
- نظرة عامة على الأنظمة الإلكترونية لإدارة السجلات والأرشيف.
- الفوائد الرئيسية لاستخدام الأرشفة الرقمية مقارنة بالأرشيف الورقي.
- كيفية اختيار النظام الإلكتروني الأنسب للمؤسسة.
- أحدث التقنيات في الأرشفة الرقمية
- التقنيات الحديثة مثل الذكاء الاصطناعي (AI) والبحث المتقدم.
- استخدام أدوات التعرّف على النصوص (OCR) لتحويل المستندات الورقية إلى صيغة رقمية.
- حفظ البيانات الرقمية عبر أنظمة التخزين السحابية.
- أساليب الفهرسة الإلكترونية والسحب والبحث عن السجلات
- كيفية تصميم نظام فهرسة إلكتروني فعّال.
- تقنيات البحث المتقدم واستخراج البيانات من الأرشيف الرقمي.
- الاستفادة من أدوات البحث والفلترة لتسريع الوصول إلى السجلات المطلوبة.
اليوم الثالث: تطبيقات عملية في إدارة السجلات والأرشيف
الأهداف:
- تعلم كيفية تنفيذ سياسات الأرشيف والسجلات في المؤسسة.
- استعراض تطبيقات عملية لإدارة السجلات وتنظيم الأرشيف.
- التعرف على الإجراءات المتبعة في الحفاظ على السجلات وضمان الوصول الآمن إليها.
المحاور:
- تنفيذ سياسات الأرشيف والسجلات في المؤسسة
- خطوات إعداد وتنفيذ سياسات إدارة السجلات في المؤسسات.
- ضمان الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية المتعلقة بالسجلات.
- تقنيات تطبيق السياسات من خلال تدريب الموظفين على كيفية التعامل مع السجلات.
- التطبيقات العملية لإدارة السجلات
- تطبيقات عملية في إدارة السجلات الورقية والإلكترونية.
- تنظيم السجلات وفقا للمعايير الداخلية للمؤسسة.
- إدارة فترات الاحتفاظ بالسجلات والمواعيد المحددة للتخلص منها.
- حماية السجلات وضمان الوصول الآمن
- الإجراءات المتبعة لضمان أمان السجلات والبيانات.
- تقنيات التشفير والوصول المحدود لحماية السجلات الإلكترونية.
- السياسات المتبعة في الحفاظ على السجلات ضد التلاعب أو الفقدان.