أهداف الدورة:
- تعريف المشاركين بمفهوم إدارة السجلات والأرشفة وأهميته في تنظيم وحفظ الوثائق والمعلومات بشكل منهجي وآمن.
- تمكين المشاركين من تصميم وتنفيذ نظم فعّالة لإدارة السجلات وفقًا للمعايير القانونية والتنظيمية.
- تعليم المشاركين كيفية تطبيق تقنيات الأرشفة الإلكترونية لتحسين الوصول إلى المعلومات وتنظيمها بشكل رقمي.
- تعريف المشاركين بأفضل الممارسات في الحفاظ على سرية وأمن السجلات وكيفية التأكد من الامتثال للوائح حماية البيانات.
- مساعدة المشاركين في تطوير استراتيجيات فعّالة لإدارة السجلات على المدى الطويل لضمان الوصول السهل إليها وتقليل تكاليف التخزين.
المحاور:
اليوم الأول: مقدمة في إدارة السجلات والأرشفة
- مفهوم إدارة السجلات: تعريف السجلات ودورها في حفظ الوثائق وتنظيم البيانات في المؤسسات.
- أهمية الأرشفة في العمل المؤسسي: كيف تساهم إدارة السجلات والأرشفة في تحسين الكفاءة المؤسسية وضمان الوصول السريع للمعلومات.
- أنواع السجلات: استعراض أنواع السجلات التي يجب إدارتها مثل السجلات الورقية، الإلكترونية، والمختلطة.
- التشريعات واللوائح المتعلقة بإدارة السجلات: استعراض القوانين واللوائح التي تنظم حفظ السجلات وحمايتها مثل قوانين حماية البيانات والخصوصية.
اليوم الثاني: تطوير نظم إدارة السجلات
- تصميم نظام إدارة السجلات: كيفية وضع استراتيجية لتصميم وتنظيم نظام إدارة السجلات في المؤسسة.
- تصنيف السجلات وأدوات الفهرسة: تعلم كيفية تصنيف السجلات بشكل صحيح باستخدام نظام فهرسة فعال لضمان الوصول السهل إليها.
- سياسات الاحتفاظ بالسجلات: تحديد فترات الاحتفاظ بالوثائق السجلات (مثل السجلات المالية، القانونية، والإدارية) وكيفية تحديد الوقت الأنسب لتدميرها.
- أنظمة الأرشفة الورقية والإلكترونية: التعرف على الطرق التقليدية والحديثة للأرشفة وكيفية الانتقال من النظام الورقي إلى النظام الإلكتروني.
اليوم الثالث: الأرشفة الإلكترونية والتقنيات الحديثة
- أهمية الأرشفة الإلكترونية: كيفية تحسين الوصول إلى الوثائق وتقليل التكاليف من خلال تحويل السجلات الورقية إلى صيغة إلكترونية.
- أدوات وتقنيات الأرشفة الإلكترونية: استعراض برامج الأرشفة الإلكترونية وأنظمة إدارة السجلات الإلكترونية مثل SharePoint و DocuWare.
- المسح الضوئي وتحويل السجلات: تعلم كيفية مسح السجلات الورقية وتحويلها إلى ملفات رقمية منظمة باستخدام تقنيات مسح متقدمة.
- تحليل البيانات المخزنة: كيفية استخدام التقنيات الحديثة لتحليل السجلات الإلكترونية واستخلاص المعلومات المهمة بسهولة.
اليوم الرابع: الأمن والخصوصية في إدارة السجلات
- أمن السجلات وحمايتها: تعلم كيفية تأمين السجلات والحفاظ عليها من السرقة أو الفقدان عبر تقنيات التشفير وكلمات المرور.
- الامتثال للمعايير القانونية: كيفية الامتثال للمعايير الدولية والمحلية لحماية البيانات (مثل GDPR) لضمان سلامة السجلات.
- استراتيجيات النسخ الاحتياطي: كيفية تنفيذ استراتيجيات النسخ الاحتياطي لحماية السجلات من الفقدان أو التدمير.
- إدارة وصول المستخدمين: تعلم كيفية تخصيص حقوق الوصول للموظفين والجهات ذات الصلة لضمان حماية السجلات وخصوصيتها.
اليوم الخامس: تطبيقات عملية ومراجعة شاملة
- دراسة حالات عملية: استعراض أمثلة عملية عن كيفية تطبيق نظم إدارة السجلات والأرشفة في المؤسسات المختلفة.
- أفضل الممارسات في إدارة السجلات: مراجعة الممارسات المثلى في تنظيم السجلات وحفظها بما يتوافق مع المعايير العالمية.
- ورشة عمل تطبيقية: تطبيق المهارات المكتسبة من الدورة في تصميم وتطوير نظام إدارة سجلات للمؤسسة.
- مراجعة شاملة: استعراض النقاط الأساسية التي تم تغطيتها في الدورة، مع تقديم فرصة للمشاركين لطرح الأسئلة والمشاركة في المناقشات.
ختام الدورة:
- مراجعة شاملة لجميع المواضيع التي تم تناولها خلال الدورة.
- ورشة عمل تطبيقية لتطبيق ما تم تعلمه في تطوير نظام إدارة السجلات والأرشفة في بيئة عملية.
- توزيع شهادات إتمام الدورة.
تهدف الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإنشاء وتنفيذ نظم إدارة السجلات الفعّالة، بما يتماشى مع المتطلبات القانونية والتنظيمية، مما يعزز الكفاءة المؤسسية ويحسن الوصول إلى البيانات والمعلومات.