ما هي إدارة المشتريات؟
إدارة المشتريات هي عملية الحصول على السلع والخدمات من خلال عمليات الشراء والتعاقد مع موردين خارجيين، والتي تتم عبر عدة مراحل تتمثل في: تحديد إحتياجات المشروع، ومصادر الخيارات المحتملة، تقديم الطلب والتعاقد مع الموردين الخارجيين وغيرها. وهي أشمل من عملية الشراء حيث تشمل أيضا: إصدار أوامر الشراء والجدولة الزمنية للمشتريات، وتحديد مستوى المخزون والتخلص من المخزون الزائد وغيرها من المسؤوليات.
إن تنفيذ عملية إدارة المشتريات تتم من قبل فريق منفصل عن الفريق الذي يطلب المنتجات أو الخدمات، بهدف حماية الشركة من أي مخاطر من المحتمل وقوعها. فعادة ما يكون فريق المشتريات مكونا من مجموعة خبراء في إدارة العقود، مسؤولين عن التفاوض على العقود والأسعار والتعبئة مع الموردين بما يتناسب واحتياجات الشركة. حيث يعمل هذا الفريق كالجسر بين القسم المالي وإداريي المؤسسات الأخرى من أصحاب المصلحة، لتسهيل حصول الإدارات على المستلزمات من المواد الخام والسلع والخدمات.
لماذا شهادة إدارة المشتريات مهمة؟
تعد شهادة إدارة المشتريات المحترفة المعتمدة (CIPM / CIPP) الطريقة الأنسب لتطوير مهاراتك، واكتسابك لأفضل الممارسات في المجال، كما تضمن دورة شهادة إدارة المشتريات والإمداد (CIPS) فهمك المتعمق لأساسيات الصناعة وتؤكد خبرتك وإمكانياتك، مما يمنحك أفضلية عند تقديم طلب توظيف.
تظهر شهادة مدير المشتريات الدولي المعتمد (CIPM) أو محترف المشتريات الدولي المعتمد (CIPP) تميزك عن باقي المترشحين الآخرين في الظفر بالوظيفة، وتؤهلك للحصول على فرص مهنية أكثر من غيرك برواتب أعلى .كما تتيح لك فرصا كثيرة للتواصل مع مهنيي ومتخصصي الصناعة، وهو ما سيفتح أمامك أفاقًا مهنية واسعة.
يعمل خبراء المشتريات في مجموعة كبيرة من القطاعات، بإختلاف تخصصاتهم وواجباتهم، فهم المسؤولون عن تحديد السلع وإجراء بحث عن البائعين وتحليل الأسعار وأوقات الشحن وجودة المنتجات، بالإضافة إلى التواصل مع الموردين لإنهاء ترتيبات الشراء والتفاوض على الأسعار وشروط الشراء.
لماذا يحتاج مديرو المشاريع لشهادة PMPPC؟
تعد شهادة محترف إدارة مشاريع المشتريات وإدارة العقود (PMPPC) من أكثر الشهادات أهمية لمديري المشاريع، لما تضيفه من مصداقية لمهارات حاملها، ودليلا قاطعا عن قدراته وإمكاناته المهنية. كما تزيد من فرصه في التوظيف سريعا والتميز في المنافسة مع غيره.
أما بالنسبة للمهنيين في الصناعة، فإن المشاركة في دورة شهادة PMPPC هي طريقة مثالية لتوسيع المعرفة وتطوير المهارات الجديدة المتعلقة بالمهنة لتحقيق النمو وبلوغ القمة في مكان العمل، حيث أنها تسمح لك بمواكبة أحدث اتجاهات الصناعة والبقاء على اطلاع دائم بالتغييرات في إدارة المشاريع.
من جهة أخرى تساعد الدورة التدريبية في إدارة مشاريع المشتريات وإدارة العقود في تقديم أداء أفضل بغض النظر عن نوع وظيفة إدارة المشروع الذي تعمل بها، والتكيف مع التحديات التي تواجهك، بفضل المهارات والمعرفة التي اكتسبتها خلال البرنامج التدريبي لشهادة محترف إدارة مشاريع المشتريات وإدارة العقود (PMPPC) وبالتالي إضافة فائدة وقيمة إلى المنظمة التي تعمل بها.
ما هي المهارات المطلوبة في مدير المشروع؟
يحتاج مديرو المشاريع إلى التحلي بمهارات أساسية من بينها:
1- التخطيط: هو جزء رئيسي من إدارة المشروع، كما يقوم مديرو المشاريع من تتبع تخطيطاتهم وتنظيم المهام بصورة صحيحة ومراقبة تطورات تقدم المشروع بالإضافة إلى القيام بالتعديلات اللازمة للتأكد من أن كل شيء يسير وفق ما هو مخطط له لبلوغ النتيجة المطلوبة في الوقت المناسب.
2- توزيع المواد: يرتبط توزيع المواد بالتخطيط للمشروع، حيث يتم تقسيم المهام على الأشخاص وتفويضهم للقيام بها، مع إحتمالية تدريبهم لتحقيق التوازن في العمل. ومعرفة كل فرد من فريق العمل في المشروع ما عليه القيام به ، متى ولماذا.
3- إدارة المخاطر: من بين المهارات المهمة في إدارة المشاريع هي إدارة الأشياء غير المتوقعة بطريقة هادئة ومناقشة التفاصيل مع فريق العمل لتجاوز التحديات وإدارة المخاطر وفق خطة تتناسب مع الخطر وقدرة الشركة.
4- إعداد الموازنة: يحتاج مديرو المشاريع إلى مراقبة نفقاتهم والميزانية الخاصة بالمشروع دون اللجوء غلى قوالب رسمية أو دعم من قسم المالية. ويدخل ضمن هذا التنبؤ أيضا، خاصة إن كان المشروع يستمر طويلا، فهو يحتاج لميزانية تمتد إلى غاية فترة إنتهاءه كما هو متوقع. يستخدم مديرو المشاريع في إعداد الموازنة جدول البيانات، لمتابعة خدمات الشراء واستلام البضائع ودفتر الفواتير وغيرها.
5- إدارة الفريق: تشمل إدارة الفريق بشكل جيد عددا من المهارات التي يجب أن يتحلى بها مدير المشروع كالشخصية القيادية والملهمة للآخرين والقدرة على التدريب والإرشاد وغيرها من المهارات الأخرى.
6- إدارة التغيير: من الصعب توقع غير المتوقع دائما، كأن لا تسير أمور المشروع كما خططت لها، أو أن يكون تصور العميل أو المستثمر مختلفا عن ما تقوم بتنفيذه ، أو أنك تجد أنه من المستحيل القيام بالأشياء تبعا لخطتك الزمنية، لذا فإنك تحتاج هذه الحالة إلى أن تقوم ببعض التغييرات خارج الخطة السابقة، وأن تكون قادرًا على التعامل مع التغييرات.
إن إدارة التغيير لا تعد عملية صعبة، لكنها تحتاج إلى تسجيل وتقييم كل طلب والتأكد من الموافقة عليه أو رفضه بوضوح، مع إمتلاك صورة شاملة عن ما إذا كان هذا التغيير مستهلكا للأموال أو الوقت.
7- إدارة المشاكل: قد يتعرض المشروع إلى مشاكل عديدة، لكن مدير المشروع الناجح يعرف تماما كيف يتعامل مع هذه الحالات بطريقة تقلل من الاضطرابات وتسمح لخطة العمل بأن تنفذ بأقل الأضرار الممكنة.
دور مدير المشروع في المشتريات
يعتمد نجاح أي مشروع على وجود مدير مشروع ذو خبرة ومهارات عالية للإشراف على مختلف الجوانب لإحداث فرق في سير العمليات بسلالة وتفادي وقوع أي أخطاء أو تأخيرات.
فما هو الدور الذي يلعبه مديرو المشاريع في عمليات الشراء؟
قد تكون وظيفة المشتريات في بعض الأحيان صعبة خاصة فيما يتعلق بالمشاريع المقعدة، وهنا يأتي دور مدير المشروع الذي تتمثل مسؤوليته الرئيسية في اتخاذ الخطوات اللازمة لضمان بلوغ الأهداف والتوقعات من خلال الإشراف على عملية الشراء من بدايتها إلى نهايتها، عبر تنسيق المعلومات لأعضاء فريق المشتريات وإحتياجات المشروع ودفع الطلب وتقديم العروض ومن ثم العقد في المرحلة الموالية والوفاء بالمواعيد النهائية، وكذا توجيه الفريق حسب الحاجة. فمدير المشروع هو المسؤول عن نقل وإدارة التحديثات وفقًا لجدول المشروع، لأصحاب المصلحة وأعضاء فريق المشتريات، كما يمكنه تقديم المساعدة في حالة ما إذا إحتاج الفريق إلى جمع المعلومات المتعلقة بإحتياجات المشروع ومشاركتها معهم، حتى يتمكنوا من اختيار الخيار الأفضل لكل موقف.
كما قد يكون مدير المشروع مسؤولا أيضا على عدد من المهام أثناء عملية الشراء مثل البحث عن طرق لتطوير خطة المشروع، و التنبؤ بالتكاليف والإحتياجات من المواد، و ضمان إكتمال المشاريع في وقتها المحدد ووفق الميزانية والمواصفات المتفق عليها مع العميل.
من جانب آخر، يحتاج مدير المشروع الجيد إلى التحلي بعدد من الصفات ليقف على المشروع بشكل جيد يساهم في إتمامه على أكمل وجه، ومن بين هذه المهارات هي مهارات الاتصال القوية التي يحتاجها للتواصل مع الإدارات خلال عمليات الشراء، بالإضافة إلى الإلمام الجيد بالعمليات التجارية وأساليب تطوير البرامج والخطط، وهذا ما تفصله دورة محترف إدارة مشاريع المشتريات وإدارة العقود (PMPPC)حيث يرتبط مجال إدارة المشاريع بمهارات ومبادئ الشراء وكذلك الشروط القانونية.
يزيد التدريب والخبرة العملية من فرصك في الحصول على وظيفة براتب مجز أو تميزك في حياتك المهنية في الشركة التي تعمل بها حاليا. كما يمكن أن يمنحك تدريب شهادة مدير المشتريات الدولي المعتمد (CIPM) نظرة شاملة عن أفضل الممارسات وطرق بناء علاقات مع الموردين وإدارة المخاطر في المشتريات لإدارة المشاريع بشكل جيد وبالتالي تحقيق أهداف شركتك.
إنضم الآن إلى دورة إدارة المشتريات والإمداد (CIPS) أو إلى واحدة من دورات المشتريات التي تساعدك على فهم حيثيات الصناعة، واحصل على شهادة معتمدة تساعدك في إدارة مشاريع شركتك وتؤهلك لبلوغ مناصب ريادية.