الأهداف العامة للدورة
- تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية لإدارة السجلات الورقية والإلكترونية.
- رفع كفاءة المشاركين في تنظيم، حفظ، واسترجاع السجلات بأنواعها المختلفة.
- تمكين المشاركين من تطبيق معايير وأدلة تصنيف السجلات وإجراءات الأرشفة.
- تعزيز مهارات استخدام الأنظمة الإلكترونية لإدارة السجلات (EDMS).
- تعريف المشاركين بالضوابط القانونية لحفظ السجلات وسريتها.
- دعم المؤسسات في التحول نحو الأرشفة الرقمية وتقليل الاعتماد على الورق.
محاور البرنامج التدريبي
اليوم الأول: مدخل إلى إدارة السجلات
- مفهوم السجلات وأنواعها (إدارية، قانونية، مالية، فنية).
- الفرق بين السجلات الورقية والإلكترونية.
- دورة حياة السجل: الإنشاء – الاستخدام – الحفظ – الإتلاف.
- أهمية إدارة السجلات في دعم القرار المؤسسي والحوكمة.
اليوم الثاني: تنظيم السجلات الورقية
- خطوات تنظيم وترتيب السجلات الورقية.
- تصنيف الملفات وفهرستها وفق المعايير الدولية.
- نظام الترميز وتحديد مستويات السرية.
- وسائل الحفظ الآمن للسجلات الورقية.
- إتلاف السجلات غير النشطة وفق الإجراءات المعتمدة.
اليوم الثالث: إدارة السجلات الإلكترونية
- مقدمة في نظم إدارة السجلات الإلكترونية (EDMS).
- خصائص السجلات الإلكترونية ومتطلبات الحفظ.
- إعداد الأدلة الرقمية والتوقيع الإلكتروني.
- تكامل نظم إدارة السجلات مع أنظمة الأعمال الأخرى.
- حماية السجلات الإلكترونية من التلاعب أو الضياع.
اليوم الرابع: السياسات والإجراءات
- إعداد سياسات إدارة السجلات في المؤسسة.
- تطوير جداول الاحتفاظ بالسجلات (Records Retention Schedules).
- الأدوار والمسؤوليات في إدارة السجلات.
- الرقابة والتدقيق على السجلات.
- التدريب والتوعية بأهمية إدارة السجلات.
اليوم الخامس: التحول الرقمي والتحديات
- التحول من الأرشفة الورقية إلى الرقمية.
- التحديات القانونية والتقنية في حفظ السجلات الرقمية.
- المعايير الدولية في إدارة السجلات (مثل ISO 15489).
- دراسات حالة وتطبيقات عملية.
- اختبار ختامي وتقييم فهم المشاركين.