الأهداف العامة للدورة
- تعريف المشاركين بمفاهيم الأرشفة الإلكترونية وأهمية التحول الرقمي في حفظ الوثائق.
- تزويد المشاركين بالمهارات الأساسية في استخدام أنظمة الأرشفة الإلكترونية.
- تمكين المشاركين من إدارة الوثائق الرقمية بكفاءة لضمان سهولة الوصول إليها وحمايتها.
- تعزيز فهم المشاركين لمزايا التحول الرقمي في تحسين العمليات المؤسسية.
- تعليم المشاركين كيفية تصنيف الوثائق وتنظيمها باستخدام أدوات الأرشفة الإلكترونية.
- تدريب المشاركين على تطبيق أفضل الممارسات في الأمان وحماية المعلومات في الأنظمة الإلكترونية.
محاور البرنامج التدريبي
اليوم الأول: مقدمة في الأرشفة الإلكترونية والتحول الرقمي
- تعريف الأرشفة الإلكترونية وأهمية التحول الرقمي في حفظ الوثائق.
- الفرق بين الأرشفة الورقية والأرشفة الإلكترونية.
- الفوائد الرئيسية للتحول الرقمي في المؤسسات.
- التحديات المرتبطة بالأرشفة التقليدية وكيفية التغلب عليها بالتحول الرقمي.
- نظرة عامة على الأدوات والبرمجيات المستخدمة في الأرشفة الإلكترونية.
اليوم الثاني: أنظمة الأرشفة الإلكترونية وكيفية استخدامها
- التعريف بأنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS).
- أنواع الأنظمة: السحابة، الأنظمة المحلية، وأنظمة الهجين.
- خطوات إعداد الأرشيف الإلكتروني وتنظيمه.
- تصنيف وتنظيم الوثائق بشكل فعال في النظام الرقمي.
- البحث والاسترجاع الفعّال للوثائق من خلال الأنظمة الإلكترونية.
اليوم الثالث: تقنيات التحول الرقمي في حفظ الوثائق
- التعريف بالتقنيات الحديثة المستخدمة في التحول الرقمي (الذكاء الاصطناعي، التعرف على النصوص OCR).
- أتمتة عملية الفهرسة والتصنيف باستخدام التقنيات الحديثة.
- استخدام تقنيات البلوك تشين في حفظ الوثائق وحمايتها.
- التحول الرقمي في المؤسسات الحكومية والخاصة: حالات دراسية وتجارب ناجحة.
- أدوات التحويل الرقمي من الورق إلى النظام الإلكتروني.
اليوم الرابع: الأمان وحماية المعلومات في الأرشفة الإلكترونية
- أهمية الأمان في الأرشفة الإلكترونية وحماية البيانات.
- تقنيات التشفير والتوثيق لضمان سرية الوثائق.
- إدارة حقوق الوصول والأذونات في الأنظمة الإلكترونية.
- استراتيجيات النسخ الاحتياطي وحماية البيانات.
- التقارير والرقابة على الأمان في الأنظمة الرقمية.
اليوم الخامس: التحديات المستقبلية في الأرشفة الإلكترونية والتحول الرقمي
- التحديات التي قد تواجه المؤسسات أثناء التحول الرقمي للأرشفة.
- أفضل الممارسات للتغلب على هذه التحديات.
- كيفية ضمان استدامة الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات.
- إعداد تقارير وتقييم فعالية النظام الإلكتروني في حفظ الوثائق.
- اختبار ختامي ومناقشة الدروس المستفادة.