أولاً: الأهداف العامة للدورة
- تعريف المشاركين بمفهوم الفعاليات الكبرى والمؤتمرات وأهميتها التنظيمية والإعلامية.
- تزويد المشاركين بالمهارات العملية لتخطيط وتنفيذ فعاليات كبرى على مستوى احترافي.
- تطوير قدرة المشاركين على إعداد خطط عمل تفصيلية تشمل الجوانب اللوجستية، الفنية، والتسويقية.
- تدريب المشاركين على إدارة الفرق والمتطوعين والرعاة والشركاء في الفعالية.
- تمكين المشاركين من تطبيق استراتيجيات إدارة الحشود والطوارئ في الفعاليات الجماهيرية.
- تعزيز مهارات تقييم الفعالية واستخدام أدوات قياس الأداء لتحديد النجاح والتوصيات المستقبلية.
ثانياً: محاور البرنامج التدريبي
اليوم الأول: المفاهيم الأساسية والتخطيط الاستراتيجي
- التعريف بالفعاليات الكبرى والمؤتمرات وأنواعها (دولية، إقليمية، قطاعية، احتفالية).
- الفرق بين إدارة الفعاليات الاعتيادية وإدارة الفعاليات الكبرى.
- مراحل التخطيط الاستراتيجي للفعاليات الكبرى.
- إعداد دراسة جدوى الفعالية من الجوانب التنظيمية والمالية والإعلامية.
- تحديد الأهداف العامة والخاصة وربطها برؤية المؤسسة أو الجهة المنظمة.
اليوم الثاني: التنظيم والجدولة والميزانية
- بناء الهيكل التنظيمي للفعالية وتحديد المسؤوليات.
- تصميم الجدول الزمني العام وتفصيل المهام اليومية.
- إعداد الميزانية الشاملة للفعالية وتقدير التكاليف والإيرادات.
- التفاوض مع الموردين وإدارة العقود.
- التخطيط لتقنيات الترجمة، العروض التقديمية، أنظمة الصوت والصورة.
اليوم الثالث: التسويق والتواصل الإعلامي
- إعداد خطة تسويق شاملة للفعالية (قبل وأثناء وبعد الحدث).
- استراتيجيات الترويج الرقمي والميداني وجذب الجمهور المستهدف.
- إدارة العلاقات العامة وبناء الشراكات الإعلامية.
- تصميم المواد الإعلامية (الهوية البصرية، المطبوعات، الدعوات، الهدايا).
- استخدام وسائل التواصل الاجتماعي في تغطية الفعاليات الكبرى.
اليوم الرابع: التنفيذ وإدارة الحدث ميدانياً
- استراتيجيات إدارة الحشود وضمان تجربة الزائر/المشارك.
- توزيع المهام يوم الحدث، وإدارة فرق العمل والمتطوعين.
- التنسيق مع الجهات الأمنية والطبية واللوجستية.
- التعامل مع الأزمات والمواقف الطارئة (خطة الطوارئ).
- مراقبة جودة الخدمات والتفاعل المباشر مع الزوار والضيوف.
اليوم الخامس: التقييم والتحسين المستمر
- أدوات قياس الأداء وتقييم الفعالية (مؤشرات الأداء، الاستبيانات، تقارير الفرق).
- تحليل نتائج الحضور، التغطية الإعلامية، الأثر الاقتصادي والاجتماعي.
- إعداد التقرير الختامي للفعالية (مالي، تنظيمي، إعلامي).
- استخلاص الدروس المستفادة وتحديد فرص التحسين المستقبلية.
- مشروع تطبيقي: إعداد خطة متكاملة لتنظيم مؤتمر أو فعالية كبرى.