أولاً: الأهداف العامة للدورة
- تعريف المشاركين بمفهوم إدارة الفعاليات وأهميتها في السياقات المهنية والتنظيمية.
- تزويد المشاركين بالمهارات اللازمة لتخطيط وتنفيذ فعاليات احترافية بكفاءة وفعالية.
- تمكين المشاركين من إعداد جداول زمنية وخطط تشغيلية دقيقة للفعاليات.
- تعزيز مهارات المشاركين في إدارة الميزانيات وتخصيص الموارد للفعاليات.
- تدريب المشاركين على إدارة فرق العمل والتنسيق بين الجهات المختلفة المشاركة في الفعالية.
- تطوير قدرة المشاركين على تقييم الفعاليات واستخلاص الدروس والتحسينات المستقبلية.
ثانياً: محاور البرنامج التدريبي
اليوم الأول: مقدمة في إدارة الفعاليات المهنية
- تعريف الفعالية المهنية وأنواع الفعاليات (مؤتمرات، معارض، ورش عمل، ندوات، احتفالات مؤسسية).
- أهداف إدارة الفعاليات وأثرها على الصورة المؤسسية والعلاقات العامة.
- المهارات الأساسية لمدير الفعالية الناجح.
- دورة حياة الفعالية: من الفكرة إلى التقييم.
- المبادئ العامة للتخطيط والتنظيم المهني للفعاليات.
اليوم الثاني: التخطيط الاستراتيجي للفعالية
- وضع أهداف الفعالية وربطها بالأهداف المؤسسية.
- تحديد الجمهور المستهدف واحتياجاته.
- اختيار نوع الفعالية ومكانها وتوقيتها.
- إعداد الخطة التشغيلية (جدول زمني، مهام، فرق عمل).
- تحديد المتطلبات الفنية واللوجستية للفعالية.
اليوم الثالث: الميزانية، التسويق والتنسيق
- إعداد الميزانية التفصيلية للفعالية وإدارة التكاليف.
- استراتيجيات التسويق للفعالية (تقليدي ورقمي).
- تصميم الدعوات والترويج عبر القنوات المختلفة.
- التنسيق مع المتحدثين، الرعاة، الموردين، الجهات الحكومية والخاصة.
- إدارة العلاقات العامة وبناء شراكات داعمة للفعالية.
اليوم الرابع: التنفيذ الميداني وإدارة يوم الفعالية
- الاستعدادات النهائية ليوم الفعالية.
- إدارة موقع الفعالية (الدخول، الجلوس، البروتوكول، التغطية الإعلامية).
- التعامل مع الفرق والمتطوعين ومقدمي الخدمات.
- استراتيجيات التعامل مع الطوارئ والمواقف غير المتوقعة.
- التفاعل مع الحضور وضمان سير الفعالية بسلاسة.
اليوم الخامس: تقييم الفعالية واستخلاص الدروس
- أدوات تقييم الفعالية (استبيانات، تقارير الأداء، مراجعات الفرق).
- قياس رضا الحضور وتحليل التغذية الراجعة.
- إعداد التقرير النهائي للفعالية.
- الدروس المستفادة ووضع توصيات للتحسين.
- مشروع ختامي: تصميم وتنفيذ خطة فعالية مهنية شاملة.