اليوم الأول: مقدمة في إدارة الوثائق والمحفوظات
الأهداف:
- تعريف المشاركين بمفهوم إدارة الوثائق والمحفوظات وأهميتها.
- فهم السياسات القانونية والتنظيمية المتعلقة بإدارة الوثائق.
- التعرف على أنواع الوثائق وكيفية تصنيفها وأرشفتها.
المحاور:
- مفهوم إدارة الوثائق والمحفوظات
- تعريف إدارة الوثائق والمحفوظات.
- الفرق بين الوثائق والمحفوظات.
- أهمية إدارة الوثائق في تحسين الكفاءة التنظيمية وحفظ المعلومات.
- السياسات القانونية والتنظيمية المتعلقة بإدارة الوثائق
- المعايير القانونية الدولية والمحلية الخاصة بإدارة الوثائق والمحفوظات (مثل ISO 15489).
- أطر الحوكمة والإمتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.
- دور إدارة الوثائق في الامتثال للمراجعات القانونية والتنظيمية.
- أنواع الوثائق وطرق تصنيفها
- تصنيف الوثائق: إداريّة، قانونية، مالية، وتشغيلية.
- تصنيف الوثائق حسب مدى أهمية استخدامها (نشطة، شبه نشطة، غير نشطة).
- استراتيجيات تنظيم الوثائق وتسهيل الوصول إليها.
اليوم الثاني: السياسات والإجراءات الخاصة بإدارة الوثائق
الأهداف:
- تعلم كيفية تصميم وتنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بإدارة الوثائق.
- التعرف على أفضل الممارسات لإدارة الوثائق الرقمية والورقية.
- معرفة كيفية حماية الوثائق وضمان استدامتها.
المحاور:
- تصميم السياسات والإجراءات لإدارة الوثائق
- كيفية وضع السياسات الفعّالة لإدارة الوثائق والمحفوظات.
- تحديد المسؤوليات والمهام في إدارة الوثائق.
- طرق التدقيق الداخلي لضمان فعالية السياسات والإجراءات.
- إدارة الوثائق الرقمية والورقية
- استراتيجيات إدارة الوثائق الورقية: التخزين، التنظيم، وأرشفة الوثائق الورقية.
- إدارة الوثائق الرقمية: استخدام البرمجيات الحديثة للتخزين الرقمي، الفهرسة، والمشاركة.
- تحويل الوثائق الورقية إلى صيغ رقمية (التحويل الرقمي).
- حماية الوثائق وضمان استدامتها
- سياسات الأمان لحماية الوثائق من الفقدان أو التلف.
- الحفاظ على سرية الوثائق والبيانات الحساسة.
- تنفيذ إجراءات النسخ الاحتياطي لضمان استدامة الوثائق.
اليوم الثالث: الأرشفة والتخزين والاسترجاع الفعّال للوثائق
الأهداف:
- تعلم استراتيجيات الأرشفة الفعّالة للوثائق.
- استكشاف تقنيات التخزين الفعّال والوصول السريع إلى الوثائق.
- تعلم كيفية تنفيذ عملية استرجاع الوثائق بشكل سليم وآمن.
المحاور:
- استراتيجيات الأرشفة الفعّالة للوثائق
- الأنظمة المختلفة للأرشفة (الفهرسة اليدوية، الأرشفة الإلكترونية).
- الأرشفة طويلة المدى: الحفظ في بيئات آمنة ودائمة.
- سياسات التوزيع والتحديث للوثائق المأرشفة.
- تقنيات التخزين الفعّال للوثائق
- استخدام تقنيات التخزين السحابي والتخزين المحلي.
- تحسين عمليات التخزين للوثائق الورقية والرقمية.
- إدارة الأقراص والأجهزة لتخزين الوثائق الرقمية.
- استرجاع الوثائق بشكل سليم وآمن
- تطوير نظام فعال لاسترجاع الوثائق.
- كيفية البحث السريع عن الوثائق المخزنة.
- استراتيجيات للوصول السهل والآمن إلى الوثائق عند الحاجة.