اليوم الأول: الأسس الأساسية لإدارة السجلات والأرشيف
الأهداف:
- فهم المفاهيم الأساسية لإدارة السجلات والأرشيف.
- التعرف على أنواع السجلات والأرشيف وأهمية كل نوع.
- التعرف على المبادئ الأساسية لحفظ السجلات.
المحاور:
- مفهوم إدارة السجلات والأرشيف
- تعريف السجلات والأرشيف.
- الفرق بين السجلات التقليدية والسجلات الرقمية.
- أهمية إدارة السجلات في المؤسسات.
- أنواع السجلات والأرشيف
- السجلات الورقية، الرقمية، والسجلات الصوتية والفيديو.
- الفرق بين الأرشيف المؤقت والدائم.
- تصنيف السجلات بناءً على نوعيتها وأهمية حفظها.
- المبادئ الأساسية لإدارة السجلات
- نظم التصنيف والتنظيم.
- أهمية الحفظ الدائم أو المؤقت للملفات.
- ضمان الوصول السريع والآمن للسجلات.
اليوم الثاني: التقنيات والأدوات في إدارة السجلات والأرشيف
الأهداف:
- التعرف على الأدوات التقنية المتاحة لإدارة السجلات والأرشيف.
- تعلم كيفية استخدام نظم إدارة السجلات الإلكترونية.
- استكشاف الأساليب الحديثة في تنظيم وحفظ السجلات.
المحاور:
- نظم إدارة السجلات الإلكترونية (EDRMS)
- تعريف نظم إدارة السجلات الإلكترونية.
- فوائد استخدام هذه الأنظمة في المؤسسات.
- كيفية تطبيق نظم إدارة السجلات الإلكترونية في المؤسسات.
- تقنيات تنظيم وحفظ السجلات الرقمية
- التصنيف الرقمي: طرق ووظائف التصنيف السليم للبيانات.
- نظام التخزين الاحتياطي والحفظ.
- استخدام قواعد البيانات لسهولة الوصول إلى السجلات.
- التحديات التي تواجه إدارة السجلات الرقمية
- حماية السجلات الرقمية من الاختراق.
- ضمان استدامة الوصول إلى السجلات على المدى الطويل.
- إدارة السجلات في بيئات العمل متعددة الأنظمة.
اليوم الثالث: تطبيقات عملية لإدارة السجلات والأرشيف
الأهداف:
- تطبيق استراتيجيات فعّالة في إدارة السجلات والأرشيف في المؤسسات.
- تعلم كيفية التعامل مع السجلات وفقًا للمعايير القانونية.
- فهم كيفية ضمان الامتثال للوائح والأنظمة المعمول بها.
المحاور:
- إجراءات التعامل مع السجلات
- كيفية استقبال السجلات وحفظها.
- إنشاء وإدارة سجل الحفظ.
- الفحص الدوري لمحتوى الأرشيف.
- إدارة السجلات وفقًا للمعايير القانونية
- القوانين والتشريعات المتعلقة بحفظ السجلات.
- ضمان الامتثال لمعايير الأرشفة المحلية والدولية.
- استراتيجيات الحفاظ على السجلات القانونية.
- التطبيقات العملية
- ورش عمل لتطبيق المفاهيم على حالات حقيقية.
- تنظيم المحفوظات والأرشيف وتطبيق الأنظمة المعتمدة.
- كيفية التعامل مع السجلات في الحالات الطارئة (التدمير الآمن للسجلات، استرجاع البيانات).